“Hợp pháp hóa Lãnh sự”là thủ tục không thể thiếu trong quy trình làm hồ sơ kết hôn với người nước ngoài, xuất khẩu lao động hay các doanh nghiệp cần tuyển dụng người nước ngoài vào làm việc. Vậy thủ tục này là gì? Vì sao cần hợp pháp hóa Lãnh sự? Cùng Lãnh sự quán Ấn Độ tại Việt Nam tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

Hợp pháp hóa Lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa Lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó một văn bản cấp bởi một quốc gia sẽ được “hợp thức hóa” bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia khác. Để hợp pháp hóa Lãnh sự, người ta sẽ tiến hành kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó​. Sau khi hoàn tất thủ tục, văn bản đó sẽ được công nhận và có hiệu lực sử dụng tại quốc gia thực hiện thủ tục trên.

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa Lãnh sự của  Việt Nam bao gồm:

• Bộ ngoại giao (trong nước)
• Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (ngoài nước).

Chứng nhận Lãnh sự là gì? Có giống với Hợp pháp hóa Lãnh sự?

Trước khi thực hiện hợp pháp hóa Lãnh sự, giấy tờ phải được Chứng nhận Lãnh sự: Nghĩa là cơ quan có thẩm quyền của QUỐC GIA CẤP GIẤY TỜ đó chứng nhận chức danh, chữ ký và con dấu trên văn bản được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Như vậy, chứng nhận Lãnh sự sẽ được thực hiện bởi chính quốc gia ban hành văn bản.

Thủ tục hợp pháp hóa Lãnh sự

Yêu cầu đối với giấy tờ  nước ngoài đề nghị hợp pháp hóa Lãnh sự

– Giấy tờ phải được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam (đã được chứng nhận Lãnh sự).

– Được cơ quan có thẩm quyền (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền) của quốc gia đó ban hành, chứng nhận.

– Mẫu con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền có trên giấy tờ được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.

Tờ khai hợp pháp hóa Lãnh sự

– Điền trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự tại link sau https://lanhsuvietnam.gov.vn/default.aspx >>> Chọn phần “Thủ tục lãnh sự trực tuyến” và khai báo thông tin (thông tin phải đầy đủ, trung thực. Phần nào bạn chưa rõ có thể ấn vào biểu tượng chữ “i” để xem hướng dẫn thêm).

– Sau khi điền xong, bạn bấm “Hoàn thành”, hệ thống sẽ trả về cho bạn tờ khai điện tử đã được điền đầy đủ, bạn xem lại một lần đã chính xác chưa. Nếu chính xác thì bạn tải tờ khai về máy tính, nhớ ghi lại mã tờ khai và mã xác thực để sử dụng cho những lần sau.

– In tờ khai ra, ký và ghi rõ họ tên.

Hồ sơ hợp pháp hóa Lãnh sự

– Tờ khai hợp pháp hoá Lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK đã điền đầy đủ, in ra và ký tên.

– Giấy tờ tùy thân của đương đơn bản gốc (thường là hộ chiếu) nếu nộp trực tiếp. Nếu nộp qua bưu điện, bạn chuẩn bị bản sao (không cần chứng thực).

– Bản gốc giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa Lãnh sự (đã được chứng nhận lãnh sự) + 1 bản sao.

– Nếu văn bản bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt và tiếng Anh thì bạn cần nộp thêm 1 bản dịch sang tiếng Việt/ tiếng Anh (không cần công chứng) + 1 bản sao của bản dịch.

– 1 phong bì ghi thông tin, địa chỉ người nhận (nếu bạn gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Lưu ý:

– Bạn có thể nhờ người nộp hồ sơ thay nhưng cần có giấy ủy quyền hợp lệ (chứng thực tại Phòng công chứng, UBND địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Nếu người nộp thay là thân nhân thì không cần giấy ủy quyền nhưng phải mang theo giấy tờ chứng minh mối quan hệ (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, v.v.)

– Trong một số trường hợp, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu đương đơn bổ sung thêm một số tài liệu liên quan nếu cần thiết, khi đó cần bổ sung bản chính và 1 bản sao giấy tờ được yêu cầu.

Các bước thực hiện hợp pháp hóa Lãnh sự

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ như trên

– Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí tại một trong các địa chỉ sau:

• Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TPHCM: 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
• Trụ sở các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ.
• Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM.

– Bước 3: Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao xem xét hồ sơ và giải quyết trong khoảng 1 ngày làm việc (trừ cuối tuần, ngày lễ, tết). Thời gian xét duyệt có thể kéo dài tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ trở lên hoặc cần bổ sung theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

– Bước 4: Đương đơn đến nhận kết quả theo lịch hẹn trên biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

Trường hợp được miễn hợp pháp hóa Lãnh sự

– Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo hiệp ước quốc tế mà cả 2 nước (Việt Nam và quốc gia liên quan) đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

– Giấy tờ, tài liệu đó phải được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa 2 cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.

– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định về hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật Việt Nam.

– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự và bắt buộc phải phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Vài lưu ý khi hợp pháp hóa Lãnh sự

Các giấy tờ không được hợp pháp hóa Lãnh sự

– Giấy tờ có các chi tiết mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ khác trong hồ sơ.

– Con dấu không được đóng trực tiếp và chữ ký không được ký trực tiếp trên giấy tờ.

– Giấy tờ có chi tiết bị tẩy xóa, sửa chữa, phai mờ nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật.

– Nội dung trong giấy tờ vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp hoặc trái với chính sách của Nhà nước hoặc gây bất lợi cho Nhà nước

– Giấy tờ giả mạo, được ban hành, chứng nhận sai thẩm quyền.

– Mục đích của việc sử dụng giấy tờ không rõ ràng

Một số lưu ý khác

– Văn bản có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

– Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận Lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.

– Giấy tờ của nước ngoài trước khi hợp pháp hóa Lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:

• Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại.
• Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.

Vậy là bạn đã nắm được những thông tin cần biết về hợp pháp hóa Lãnh sự. Chúc bạn sớm hoàn thành thủ tục này một cách suôn sẻ nhé!